Homeoffice & Steuerberatung:
Chancen und Risiken auf einen Blick
Das Thema Homeoffice stellt die Steuerberatung vor große Herausforderungen. Ebenso wie in vielen Unternehmen ist dieses Thema in der Corona-Krise auch in Steuerkanzleien stark in den Fokus gerückt und führt zu tiefgreifenden Veränderungen im Arbeitsalltag. Die technischen Rahmenbedingen und optimierte Arbeitsprozesse sind wichtige Aspekte, die dezentrales Arbeiten erst ermöglichen. Hier erfahren Sie, welche Fallstricke lauern und was beim Homeoffice in der Steuerberatung unbedingt zu beachten ist.
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Contents
- 1 Homeoffice & Steuerberatung:
- 2 Chancen und Risiken auf einen Blick
- 3 Das Wichtigste in Kurzform
- 4 Wie funktioniert Homeoffice für Steuerberater & Angestellte?
- 5 Welche Schwierigkeiten können auftreten und wie können Sie diesen begegnen?
- 6 Die Regelungen in der Homeoffice-Vereinbarung
- 7 Homeoffice in der Steuerberatung:Hard- & Software bereitstellen
- 8 Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice
- 9 Nutzen Sie die Vorteile von Homeoffice für die Steuerberatung
- 10 Fazit
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Das Wichtigste in Kurzform
- Die Regelungen und Vereinbarungen zum Homeoffice sollten klar definiert und schriftlich festgehalten werden.
- Digitalisierte Kundenakten, Cloud Lösungen und die Bereitstellung von Hardware sind wichtig für reibungsloses Arbeiten.
- Datenschutz und Datensicherheit müssen auch im Homeoffice zu jeder Zeit gewährleistet sein.
- Vorteile wie Kostenersparnis, höhere Produktivität und zufriedenere Mitarbeiter sprechen für das Homeoffice.
Wie funktioniert Homeoffice für Steuerberater & Angestellte?
Die wichtigste Voraussetzung für die Arbeit im Homeoffice ist ein gutes Vertrauensverhältnis. Verschwiegenheit und Loyalität sind mit Blick auf die sensiblen Daten der Kunden bei Mitarbeitern einer Steuerkanzlei ohnehin unverzichtbar. Zudem müssen sich die Arbeitgeber darauf verlassen können, dass sich die Heimarbeit nicht negativ auf die Produktivität auswirkt und alle Prozesse reibungslos funktionieren. Auf der anderen Seite ist für die Mitarbeiter wichtig, dass Grenzen zwischen Freizeit und Arbeitszeit nicht aufweichen und hoher Druck durch die Forderung einer ständigen Erreichbarkeit droht. Klar formulierte Arbeitsrichtlinien für Tätigkeiten im Homeoffice einer Steuerberatung sind nach unserer Ansicht daher für beide Seiten unverzichtbar.
Welche Schwierigkeiten können auftreten und wie können Sie diesen begegnen?
Die Arbeitszeit kann sich für das Homeoffice einer Steuerberatung als wesentlicher Fallstrick erweisen, daher ist es wichtig, klare Regelungen zu schaffen. Insbesondere die Themen Arbeitszeit und ständige Erreichbarkeit sind nicht zu unterschätzen und auch weitere Aspekte sind für eine reibungslose Umstellung auf Homeoffice zu beachten. Mögliche Schwierigkeiten sind eine erschwerte Kommunikation, fehlender Zugriff auf Pendelordner und Handakten sowie Probleme mit der Datensicherheit. Zudem müssen für eine reibungslose Arbeit im Homeoffice einer Steuerberatung die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Im Vorfeld ist es daher wichtig, dass Sie sich mit den Rahmenbedingungen befassen. Dazu zählen beispielsweise:
– Ausstattung mit adäquater Hard- und Software
– Arbeitszeiterfassung
– Datensicherheit und Datenschutz
– Kommunikation mit Vorgesetzten, Kollegen und Mandanten
– Digitalisierung von Handakten & Pendelordnern
Der Gesetzgeber schreibt klar vor, dass Arbeitnehmern zwischen zwei Arbeitstagen eine Ruhephase von mindestens elf Stunden zusteht. Hoher Erwartungsdruck seitens des Arbeitgebers und der Mandanten kann dazu führen, dass abends noch Mails beantwortet und frühmorgens bereits wieder wichtige Unterlagen bearbeitet werden. In Absprache mit Ihren Mitarbeitern sollten Sie daher die Erreichbarkeit, die Kernarbeitszeiten sowie eine mögliche Flexibilität der Arbeitszeiten klar definieren und schriftlich festhalten.
Die Regelungen in der Homeoffice-Vereinbarung
Um Unklarheiten und arbeitsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, sollten Sie auch bei einem guten Vertrauensverhältnis die Vereinbarungen zum Homeoffice klar definieren und in jedem Fall schriftlich festhalten. Es ist empfehlenswert, ein entsprechendes Dokument als Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag zu verfassen. Halten Sie in jedem Fall folgende Punkte fest:
– Arbeits- und Pausenzeiten
– Erreichbarkeit
– Arbeitszeiterfassung– datenschutzrechtliche Aspekte
– Bereitstellung der Arbeitsmittel
– mögliche Kostenübernahme (Internetzugang, Telefon etc.)
– evtl. Überstunden und Vergütung
Homeoffice in der Steuerberatung:Hard- & Software bereitstellen
In vielen Kanzleien schreitet die Digitalisierung immer weiter voran. Die Cloud ersetzt den zentralen Server und bietet die Möglichkeit, auch im Homeoffice schnell auf digitale Akten zugreifen zu können. Allerdings nutzen viele Steuerberater noch immer Handakten und auch viele Mandanten sind noch nicht bereit, auf den bekannten Pendelordner zu verzichten. Wenn Ihr Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, kann der Zugriff auf diese Akten etwas erschwert sein. Zudem besteht die Gefahr, dass Pendelordner mit Original-Buchhaltungsbelegen beim Transport vom Kunden zum Mitarbeiter im Homeoffice verloren gehen. Langfristig gesehen ist es daher deutlich sinnvoller, den Mandanten zu empfehlen, Buchhaltungsbelege nur noch in digitaler Form an den Steuerberater zu übermitteln.
Der Umstieg auf digitale Aktenführung ist ein wichtiger Lösungsansatz, um Ihren Mitarbeitern im Homeoffice einen reibungslosen Zugriff auf erforderliche Unterlagen zu ermöglichen. Die digitale Infrastruktur muss stimmig sein, damit Ihre Mitarbeiter im Homeoffice problemlos arbeiten können. Stellen Sie daher Hard- und Software zur Verfügung und halten Sie in der schriftlichen Vereinbarung auch Rahmenbedingungen für die Nutzung fest. Für eine klare Trennung von Freizeit und Berufsleben ist es wichtig, dass die bereitgestellten Geräte keinesfalls privat genutzt werden.
Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice
Das Thema Datenschutz ist im Homeoffice einer Steuerberatung nicht zu unterschätzen. Bei Sonnenschein auf der Terrasse oder am offenen Fenster zu arbeiten, ist ohne Zweifel angenehm. Aus datenschutzrechtlicher Sicht können sich allerdings Probleme ergeben. Ein freier Blick auf den Bildschirm oder auf ausgedruckte Mandantendaten sollte Außenstehenden keinesfalls gewährt werden. Zudem ist es wichtig, dass der Zugriff auf den Computer per Passwort geschützt ist. Zum Schutz sensibler Daten sollten Sie unbedingt auf folgende Punkte achten:
– Sensibilisierung der Mitarbeiter (aktuelle Virenscanner nutzen, Firewalls einrichten, Zugriff Außenstehender verhindern etc.)
– VPN-Verbindung für sicheren Zugriff auf das Firmennetzwerk
– Cloud-Lösungen nutzen, keine lokale Speicherung von sensiblen Daten
– Identitätsfeststellung mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. Passwort und Smartphone-Benachrichtigung) für höhere Datensicherheit
Nutzen Sie die Vorteile von Homeoffice für die Steuerberatung
Die Furcht vor mangelnder Produktivität schreckt viele Arbeitgeber ab, in den meisten Fällen ist sie jedoch unbegründet. Eine Studie der renommierten Stanford University zeigte, dass Mitarbeiter im Homeoffice sogar deutlich produktiver sind und durchschnittlich weniger Krankentage anfallen. Zudem können Sie bei der Suche nach neuen Mitarbeitern auch Bewerber in Betracht ziehen, die nicht in der Nähe Ihrer Steuerkanzlei leben. Sie sparen Kosten, da beispielsweise große Räumlichkeiten nicht länger erforderlich sind. Ihre Mitarbeiter sind zufriedener, profitieren von einer höheren Lebensqualität und müssen nicht länger stressige Arbeitswege in Kauf nehmen.
Auch die Kommunikation mit Finanzverwaltungen ist inzwischen weitgehend auf digitalem Weg möglich. Zwar verzeichnen zahlreiche Kanzleien noch immer ein hohes Aufkommen an analoger Post von Finanzämtern, in Zukunft ist jedoch auch in diesem Bereich eine fortschreitende Digitalisierung zu erwarten.
Fazit
Das Homeoffice ist in der Steuerberatung ist mit vielen Vorteilen verbunden, allerdings sollten Sie auch die Risiken nicht unbeachtet lassen. Die ADT Group verfügt als Kooperationsverbund von Steuerberatungsunternehmen über umfangreiches Expertenwissen und viele Ressourcen. Sprechen Sie uns an, nutzen Sie unsere Kompetenzen und werden Sie Teil unseres Netzwerks.
